Préparer ses documents au Vanuatu

Beaucoup de bons dossiers échouent à cause des documents : une copie certifiée qui manque, un passeport qui n'est plus valable, une traduction qui arrive trop tard. Commencez au moins deux mois avant la date limite. Certains bureaux demandent un rendez-vous, et certains documents viennent d'une autre île.

Les tarifs et les démarches ci-dessous viennent des sources officielles, à la date indiquée en haut de la page. Ils peuvent changer. Vérifiez auprès du bureau avant d'y aller.

Commencez par une liste

Ouvrez la fiche de la bourse. Regardez la liste des documents. Pour chaque document, notez :

• Faut-il l'original, un scan ou une copie certifiée ?
• Faut-il une traduction ?
• Le document doit-il être récent ?

Écrivez votre nom complet exactement comme sur votre passeport, sur chaque formulaire. Une petite différence peut poser problème plus tard, par exemple un deuxième prénom oublié ou une autre orthographe.

Acte de naissance

Les actes de naissance viennent de l'état civil, Civil Registry and Identity Management (CRIM). Le CRIM peut vous donner une copie certifiée réimprimée de votre acte de naissance. Il faut la demander avec les bons formulaires.

• Qui peut la demander : vous ; un parent, pour un enfant de moins de 18 ans ; ou un membre de la famille ou un proche avec le formulaire de consentement et un numéro d'identification du Vanuatu.
• Prix de la copie certifiée réimprimée : gratuite pour les enfants de 12 ans ou moins, les personnes handicapées et les plus de 60 ans. 500 vatus de 13 à 59 ans. Les copies avec un motif spécial coûtent plus cher.

Le portail des bourses du gouvernement du Vanuatu demande un acte de naissance à tous les candidats.

Passeport

Les passeports viennent du service de l'immigration et des passeports. À Port-Vila et dans la province de Shefa, la demande se fait au bureau de l'immigration (Tamarama Building, Kumul Highway). Dans les autres provinces, elle se fait au bureau provincial de l'immigration.

Le service demande :

• Deux photos d'identité récentes (moins de 6 mois, 3,5 cm × 4,5 cm). Un témoin d'identité écrit votre nom complet au dos d'une photo, puis la signe et la date.
• Une copie de votre acte de naissance du Vanuatu.
• Votre acte de mariage, si vous êtes marié.
• Une lettre qui explique pourquoi vous voyagez. Demandez au bureau ce qu'il faut écrire.
• Les frais, payés en vatus.

Frais indiqués par le service : 10 000 VT en procédure normale (jusqu'à 21 jours), 20 000 VT en express (jusqu'à 10 jours), 25 000 VT en urgence (jusqu'à 3 jours). Les passeports pour enfants coûtent moins cher.

Vérifiez que votre passeport reste valable assez longtemps. Par exemple, le bureau des bourses du gouvernement demande un passeport valable au moins six mois après la fin des études. Il le demande si vous êtes présélectionné (choisi pour l'étape suivante) pour étudier à l'étranger.

Copies certifiées

Une copie certifiée est une photocopie qu'une personne officielle compare à l'original. Ensuite, cette personne la signe pour dire qu'elle est identique à l'original.

Australia Awards Vanuatu explique comment faire. Apportez l'original et la photocopie à un Commissioner of Oaths. Il vérifie que la copie est identique. Il peut y avoir des frais et un rendez-vous. On trouve des Commissioners au State Law Office, à la Vanuatu Financial Services Commission et au Vanuatu National Provident Fund (VNPF).

D'autres organismes ont parfois d'autres règles. Lisez toujours leurs consignes. Ne certifiez jamais vos propres documents.

Traductions

Vous avez étudié en français ? Beaucoup de bourses anglophones demandent vos documents en anglais. Par exemple, Australia Awards Vanuatu demande une traduction certifiée en anglais de chaque document en français (ou en bichelamar).

Les universités françaises peuvent demander l'inverse. Pour la DAP, la notice officielle demande que le diplôme de fin d'études secondaires soit traduit par un service officiel français ou par un traducteur assermenté (un traducteur officiel, reconnu par la justice).

Nous n'avons pas trouvé de liste officielle de traducteurs au Vanuatu. Demandez à l'organisme quelles traductions il accepte, avant de payer. Demandez tôt, car une traduction prend du temps.

Relevés de notes et diplômes

Demandez vos résultats et vos diplômes officiels au secrétariat de votre lycée, de votre école ou de votre université. Faites-le tôt, surtout si vous avez étudié sur une autre île ou à l'étranger. Ensuite, faites-en des copies certifiées.

Pour les élèves en fin de lycée, le portail des bourses du gouvernement demande des documents différents selon la catégorie (Year 13 VUEC, DAEU, baccalauréat, autre). Choisissez bien votre catégorie. Voir les bourses du gouvernement du Vanuatu.

Extrait de casier judiciaire (police clearance)

Certains organismes, employeurs ou visas demandent un extrait de casier judiciaire (« police clearance »). Au Vanuatu, c'est le bureau du commissaire de police qui le donne. La police du Vanuatu indique ces étapes :

1. Téléchargez et imprimez le bon formulaire sur le site de la police. Il existe un formulaire pour les citoyens. Vous pouvez aussi le demander au poste de police le plus proche.
2. Remplissez le formulaire et signez-le.
3. Payez les frais à la caisse centrale du gouvernement (Efate, Santo) ou au siège provincial (Malampa, Tafea). Le prix est écrit sur le formulaire.
4. Déposez le formulaire avec une copie de votre passeport à Vansec House (Port-Vila) ou au siège de la police de Luganville.
5. Revenez chercher votre extrait.

Numéros de la police (hors urgence) : Port-Vila 22 222, Santo 36 222. Le délai n'est pas publié. Demandez-le quand vous déposez le formulaire.

Examens médicaux

Les examens médicaux servent en général au visa, après la sélection. Ils ne font en général pas partie de la candidature à la bourse. Un médecin reconnu par le pays d'études doit souvent les faire. Certains examens ne sont pas possibles au Vanuatu. Par exemple, la page Chevening du Vanuatu dit qu'il n'y a pas de test de la tuberculose au Vanuatu pour les visas britanniques. Les étudiants retenus vont dans un autre pays pour le faire. Voir Après la sélection.

Scanner et envoyer

• Scannez en couleur. Le texte doit être facile à lire, et chaque page droite et complète.
• Donnez un nom clair à chaque fichier, par exemple Nom_Releve_Terminale.pdf.
• Gardez un dossier avec chaque original, copie et scan, sur papier et sur votre téléphone ou une clé USB. Vous en aurez encore besoin pour le visa.